Cách tự động hóa các tác vụ thường xuyên bằng Microsoft Power Automate

Tự động hóa sử dụng các dịch vụ đám mây là khái niệm tương đối mới mẻ. Hầu hết mọi người không nhận ra ưu điểm tiết kiệm thời gian của việc tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại. Ngay cả khi mọi người nhận thức được lợi ích của dịch vụ đám mây, thì quá trình tìm hiểu phức tạp cũng khiến họ thấy sợ hãi.

Microsoft Power Automate (trước đây được gọi là Microsoft Flow) là một dịch vụ đám mây nhằm mục đích đơn giản quá trình tự động hóa. Nếu bạn không có kỹ năng lập trình và muốn tận dụng lợi thế của tự động hóa đám mây, Microsoft Power Automate là một điểm khởi đầu hoàn hảo.

Microsoft Power Automate là gì?

Microsoft Power Automate là một dịch vụ dựa trên đám mây cho phép bạn tự động hóa quy trình làm việc. Giả sử bạn có một công việc hàng ngày là kiểm tra email từ quản lý của mình. Bạn rất dễ quên mất nhiệm vụ đơn giản này. Sử dụng Microsoft Power Automate, bạn có thể lên lịch thông báo nhắc nhở để kiểm tra email từ quản lý vào một thời điểm nhất định.

Ngoài ra còn có nhiều quy trình công việc khác mà bạn có thể tự động hóa, bao gồm các quy trình nghiệp vụ thu thập dữ liệu phức tạp. Nói cách khác, Microsoft Power Automate không chỉ là một công cụ lập lịch tác vụ đơn giản. Đây là một dịch vụ đám mây bảo mật có thể giúp bạn hợp lý hóa công việc kinh doanh của mình.

Microsoft Power Automate hoạt động như thế nào?

Microsoft Power Automate tận dụng lợi thế của đám mây để chạy một tập hợp các hành động được xác định trước. Các hành động có thể bao gồm từ gửi email đến thu thập dữ liệu từ các dịch vụ của bên thứ ba như Twitter. Điều thú vị về tự động hóa với Power Automate là bạn không cần biết cách viết code.

Bạn có thể tạo 3 loại quy trình công việc trong Power Automate:

1. Automated Workflows hoạt động bất cứ lúc nào một sự kiện cụ thể diễn ra.

2. Scheduled Workflows mà bạn lập lịch để chạy trong một thời gian cụ thể.

3. Button Workflows mà bạn kích hoạt bằng cách nhấn một nút.

Khi mở trang chủ Power Automate lần đầu tiên, bạn sẽ cần đăng nhập bằng tài khoản. Nếu đã có tài khoản Office 365 thì bạn có thể chuyển thẳng đến việc tạo quy trình. Nếu bạn chưa có tài khoản, hãy nhấp vào Try Free ở góc trên bên phải.

Bạn có thể sử dụng Power Automate từ trong trình duyệt web, ứng dụng desktop và ứng dụng dành cho thiết bị di động. Mặc dù ứng dụng desktop và trình duyệt ngang bằng nhau về bộ tính năng, ứng dụng dành cho thiết bị di động cung cấp chức năng hạn chế.

Hãy đăng ký bằng địa chỉ email. Sau khi đăng nhập, bạn sẽ tìm thấy một số template được tạo sẵn trên trang chủ.

Ví dụ, trên trang chủ, bạn có thể thấy Schedule a meeting with a message sender. Chỉ với một vài cú nhấp chuột, template này cho phép bạn lên lịch cuộc họp với bất kỳ ai gửi tin nhắn cho bạn trên Microsoft Teams.

Tùy chọn Schedule a meeting with a message sender

Tùy chọn Schedule a meeting with a message sender

Bạn cũng có thể tạo các flow template tùy chỉnh. Tạo các template tùy chỉnh trong Power Automate yêu cầu ít hoặc không cần kỹ năng viết code. Trong hầu hết các trường hợp, bạn có thể chỉ cần sử dụng các hành động được tạo sẵn để lập trình chức năng bạn muốn.

Microsoft Power Automate miễn phí cho những người muốn sử dụng nó cho quy trình công việc đơn giản. Khi sử dụng miễn phí, bạn sẽ nhận được số lần chạy và lệnh gọi API giới hạn hàng tháng. Bạn cũng không có quyền truy cập vào các trình kết nối cao cấp mà bạn có thể sử dụng để lấy dữ liệu từ các ứng dụng của bên thứ ba.

  • Tải Microsoft Power Automate Desktop (Miễn phí)

Tự động hóa công việc trong Power Automate bằng các template dựng sẵn

Microsoft Power Automate giúp dễ dàng tự động hóa các tác vụ thông thường như nhắc nhở qua email, những sự kiện quan trọng và thu thập dữ liệu. Hãy cùng tìm hiểu cách tự động hóa một số quy trình công việc phổ biến bằng cách sử dụng những template dựng sẵn trong Power Automate nhé!

Gửi email bất cứ khi nào một Tweet mới sử dụng từ khóa

Giả sử bạn điều hành một doanh nghiệp bán phần cứng chơi game, ví dụ như card đồ họa. Đương nhiên, bạn muốn nhắm mục tiêu đến những người muốn mua GPU. Vì vậy, bạn sẽ để mắt đến những khách hàng quan tâm đến phần cứng chơi game. Một cách để làm điều này là theo dõi các từ khóa nhất định phù hợp với mục tiêu kinh doanh của bạn.

Trên trang chủ Power Automate, hãy sử dụng hộp tìm kiếm và tìm “Twitter”. Nhấp vào Send an email for new Tweets about a certain keyword. Kết nối tài khoản Twitter bằng cách nhấp vào dấu + và nhập thông tin đăng nhập của bạn. Nhấp vào Continue sẽ đưa bạn đến màn hình tùy chỉnh quy trình.

Nhấp vào Continue sẽ đưa bạn đến màn hình tùy chỉnh quy trình

Nhấp vào Continue sẽ đưa bạn đến màn hình tùy chỉnh quy trình

Tùy chỉnh quy trình với thông tin phù hợp trong các trường được cung cấp:

  • Trong hộp When a new tweet appears, hãy nhập các cụm từ bạn muốn tìm kiếm.
  • Trong hộp Get User, hãy nhập tên của người dùng mà bạn muốn giám sát.
  • Trong hộp Send email, nhập địa chỉ email bạn muốn gửi email đến.
  • Nhấp vào Save và bạn đã tạo thành công quy trình.

Tùy chỉnh quy trình với thông tin phù hợp trong các trường

Tùy chỉnh quy trình với thông tin phù hợp trong các trường

Lưu file đính kèm email vào OneDrive

Xóa email cũ đi kèm với nguy cơ mất các file đính kèm email quan trọng như hợp đồng. Sử dụng Microsoft Power Automate, bạn có thể tạo quy trình làm việc để tự động lưu các file đính kèm mới vào bộ nhớ đám mây OneDrive của mình.

Tìm kiếm “OneDrive” bằng cách sử dụng hộp tìm kiếm và nhấp vào Save Outlook.com email attachments to your OneDrive. Sau đó, nhập email và thông tin đăng nhập OneDrive của bạn. Nhấp vào Create Flow để thiết lập quy trình làm việc của bạn.

Sau khi bạn đã tạo quy trình của mình, bạn sẽ thấy một màn hình nơi bạn có thể quản lý nó. Ví dụ, bạn có thể xóa, sửa đổi và xem lịch sử các quy trình hiện tại của mình. Hơn nữa, bạn cũng có thể xuất bản quy trình dưới dạng template bằng cách nhấp vào Submit as template.

Xuất bản quy trình dưới dạng template

Xuất bản quy trình dưới dạng template

  • Các công cụ tự động hóa tác vụ trên Windows 10

Tạo các tác vụ tùy chỉnh trong Power Automate

Quy trình làm việc từ các template hiện có đơn giản hóa nhiều tác vụ nhưng chúng cũng hơi hạn chế. Có những tình huống khi bạn muốn tự động hóa một tác vụ không có template tạo sẵn. Trong những tình huống như vậy, bạn có thể tạo quy trình của riêng mình.

Hãy tạo một quy trình tùy chỉnh để gửi lời chúc sinh nhật đến một người nào đó mỗi năm. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào Create ở thanh bên trái. Thao tác này sẽ đưa bạn đến màn hình tạo quy trình, nơi bạn có thể chọn loại quy trình bạn muốn tạo.

Bởi vì bạn muốn gửi một lời chúc sinh nhật, nên nó sẽ là một quy trình được lên lịch chạy vào một ngày cụ thể. Vì vậy, hãy nhấp vào Scheduled Cloud Flow.

Nhấp vào Scheduled Cloud Flow

Nhấp vào Scheduled Cloud Flow

Một màn hình xuất hiện, nơi bạn sẽ phải đặt tên cho quy trình, ngày bắt đầu và chu kỳ lặp lại. Vì vậy, hãy đặt cho quy trình bất kỳ tên nào bạn muốn và nhập ngày bạn muốn nó chạy. Nhập 12 vào Repeat every và chọn tháng từ danh sách drop-down.

Nhấp vào Create.

Nhấp vào Create

Nhấp vào Create

Khi ở trên màn hình mới, hãy nhấp vào + New step và chọn Send an email notification bằng cách tìm kiếm “email” hoặc cuộn xuống.

Chọn Send an email notification

Chọn Send an email notification

Nhập chi tiết email và nhấp vào Save.

Nhập chi tiết email

Nhập chi tiết email

QTM-CN

QTM-ĐM